Tecnología: TIENES UN MILLÓN DE E-MAILS

El aumento del tráfico de e-mails en las empresas ocupa cada vez más recursos de almacenamiento y amenaza la productividad. Expertos aconsejan sobre el buen uso de esta herramienta.

Por Gabriela Ensinck, Argentina

En los últimos tres años, el tráfico de correos electrónicos en las compañías aumentó más del 112%. El volumen diario que envía y recibe una cuenta corporativa equivale a 9 MB. Los datos surgen de un estudio privado realizado por la empresa EMC, especializada en almacenamiento y gestión de la información, entre 200 firmas medianas y grandes de la Argentina. Según un reciente informe de la consultora Gartner, el número de mails que cada empleado recibe se va a duplicar en los próximos tres años, y lo mismo ocurrirá con el volumen de los mensajes, dado que los documentos adjuntos (como presentaciones y fotos) son cada vez más pesados.Algunos usuarios llegan al extremo de limpiar la casilla corporativa desde su casa, y los expertos han definido un síndrome, "e-mail anxiety", caracterizado por el temor a perder alguna información importante y la compulsión a revisar constantemente el correo. Hay quienes dedican a esta tarea más de 4 horas diarias, y quienes recurren al multitasking (revisar el correo mientras se habla por teléfono o durante una reunión). Ambas opciones atentan contra el rendimiento laboral y dejan al empleado con la sensación de que no tiene tiempo de ocuparse de lo que realmente debe hacer. Por otra parte, el e-mail encierra una potencial amenaza a la confidencialidad de información, dado que "por esta vía entran la mayoría de los virus y programas espías", señala Andrés Muchinik, gerente de Global Software, empresa especializada en soluciones de seguridad para correo electrónico y mensajería instantánea.
RESPONSABILIDADES. Hay empresas que optan por limitar el espacio de las casillas, con lo que una vez llenas quedan bloqueadas y se deja de recibir información. Otras generan políticas de manejo responsable del e-mail, e implementan soluciones de almacenamiento que permitan la continuidad del negocio y a la vez cumplan con los requerimientos legales de resguardo de la información. Para Gabriel Gordon, gerente de la Iniciativa de Seguridad de la Información de Microsoft Cono Sur, "el problema es tanto tecnológico como de educación. El mail es una herramienta de comunicación, no un repositorio o archivo permanente de datos". "Las empresas deberían definir los tamaños de las casillas corporativas según las funciones de cada empleado y el tipo de información que recibe habitualmente, de modo que no tengan que usar casillas alternativas sobre las que la compañía no tiene ningún control", dice el especialista. Según Walter D´ Abrantes, consultor de negocios de EMC Argentina, "el 85% de la información que se maneja a través de mails no se coloca bajo las formas estructuradas de files systems o bases de datos. Esta información no estructurada consume un espacio excesivo y tiene un impacto directo en la performance de los sistemas y los recursos de almacenamiento". No obstante, "una buena estrategia de administración de e-mails permite almacenar y archivar millones de mails y administrarlos correctamente a través de la implementación de sistemas totalmente automatizados”. Estos sistemas de archieving almacenan los e-mails de acuerdo a políticas pre establecidas y permiten el acceso inmediato al usuario final.

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